Корпоративный портал: Как, Зачем и Почему?

 

Интранет, внутрифирменная информационно-коммуникативная сеть, предоставляет уникальные возможности в работе с персоналом. Это эффективный инструмент формирования корпоративной культуры, транслирования корпоративных стандартов, управления информационными потоками и бизнес-процессами. В данной статье представлен реальной опыт создания корпоративного портала в крупной холдинговой компании.

Для чего нам понадобился корпоративный портал

Компания, в которую я пришел работать год назад, — это структура, имеющая филиальную сеть в ряде регионов страны, а также дочерние зависимые общества (в том числе и за рубежом). Организация молодая, с динамично развивающейся корпоративной культурой, формирующимися традициями и нуждающимися в систематизации бизнес-процессами.

Хорошо фирмам, где численность персонала невелика. Перешел из кабинета в кабинет, собрал всех на корпоративной вечеринке, пожал руку каждому и решил все вопросы в неформальном общении. А когда у вас много больше сотни сотрудников? Вот именно, каждому-то руку не пожмешь… Потому одним из приоритетов в моей работе стало развитие эффективных внутрикорпоративных коммуникаций. Разумеется, стояли цели сделать информационные потоки и процессы развития корпоративной культуры управляемыми, транслировать единые стандарты и принципы деятельности, повысить степень удовлетворенности работников трудом, развивать принципы социального партнерства между работниками и администрацией. И вот в качестве одного из инструментов для реализации этих задач решили использовать корпоративный портал.

«Соцсеть» против «АСУПов»

Внутрикорпоративная «соцсеть» позволяет реализовать коммуникации, автоматизировать, структурировать и ускорить важные бизнес-процессы.

По замыслу пользовательской основой портала должно было явиться… общение, а все остальные процессы могли бы на этом базироваться. Вы, наверное, удивлены, ведь обычно большинство компаний начинают формировать корпоративную «виртуальную среду» как раз с бизнес-процессов. Но если на первом этапе внедрять посредством портала, к примеру, документооборот или систему отчетности, то большинство работников сочтут это «обязаловкой» и «увеличением объема операций». (Не случайно так трудно проходит внедрение всевозможных «АСУПов» — автоматизированных систем управления персоналом.) Если же сначала предложить людям аналог социальной сети, пользование которым всемерно поощряется, то процесс пойдет совсем по-другому.

Само по себе общение — как деловое, так и неформальное — крайне важно для людей. В наших интересах сделать это общение структурированным и защищенным. Ведь если работники будут восполнять недостаток в коммуникации «трепом» на деловые темы на сайте «Одноклассники» (а мы не в силах запретить им посещать социальные сети в нерабочее время), то это огромный риск утечки коммерческой информации.

Тратить нельзя экономить

Убедившись в важности внедрения корпоративного портала, прежде чем выходить к руководству с предложениями о финансировании проекта, мы решили проанализировать варианты, которые предлагает нам рынок. Оказалось, их три. Первый — пригласить веб-разработчиков, чтобы они создали приемлемую оболочку «с нуля»; потом ввести в штат несколько программистов, чтобы они создавали новые разделы портала. Срок разработки внутреннего сайта в этом случае не короток. К тому же увеличение ФОТ, особенно в период кризиса, — затея сомнительная.

Второй вариант — купить платформу, куда уже заложены определенные основы для создания корпоративного портала. В своей практике в одной из организаций мне уже приходилось сталкиваться с подобным решением: установили платформу, руководство требовало ведения отчетности через этот ресурс, но популярностью он не пользовался, потому что не был социально-ориентированным.

Да, эта платформа будет функциональной (например в плане взаимодействия с различными офисными приложениями), но, чтобы она стала корпоративным порталом с «человеческим лицом», придется потрудиться. Потребуются специалисты — «узкие профи», а их днем с огнем… Сами они это понимают, и компания вынуждена им переплачивать. Стоимость внедрения подобных решений может составлять порядка 1,3 млн. руб.

Вариант третий — купить готовое портальное решение на базе своеобразного конструктора с интуитивно-понятным интерфейсом, который бы позволял управлять корпоративным порталом без специальных знаний программирования и html-верстки. Установить этот «конструктор» самостоятельно (или с помощью техподдержки поставщика), интегрировать пользователей и постепенно наполнять и модернизировать данное решение в соответствии со своими идеями и нуждами. Стоимость такой затеи обходится в сумму от 35 тыс. руб. и зависит от числа пользователей ресурса.

Мы пошли именно по такому пути — выбрали готовое портальное решение, разработанное на базе веб-технологий, от поставщика, хорошо зарекомендовавшего себя в этой сфере.

Техническая суть

Не буду «грузить» коллег терминологией и техническими подробностями. Скажу только, что приобретенный нами «web-конструктор» состоит из элементов, знакомых всем пользователям Интернета — таких как поиск, теги, блоги, социальные сервисы и т. п. Это простые и привычные уже практически любому человеку инструменты, а ведь никто никого никогда не учил работать с поисковыми сетями или в социальных сетях. Так вот оказалось, что эти же принципы с легкостью переносятся в корпоративную среду, помогая работать с информацией — накапливать ее, публиковать, искать, использовать.

Вообще технологии, применяемые в Интернете, сейчас активно проникают в сферу управления персоналом и управления корпоративными знаниями. Кстати, на Западе это направление получило даже отдельное название — Enterprise 2.0.

Экономическое обоснование

Принято считать, что кадровики только и делают, что тратят деньги компании. Потому, определившись с выбором, мы стали готовить «железобетонное» обоснование своей затеи:

1. Экономия рабочего времени:
   • сократятся издержки на поиск нужной в конкретный момент информации;
   • минимизируются потери корпоративной информации;
   • значительно ускорятся бизнес-процессы компании;
   • исчезнут проблемы с коммуникациями между сотрудниками;
   • новый персонал будет быстрее адаптироваться.
2. Оптимизация бизнес-процессов:
   • сотрудники будут совместно работать над документами, задействовав систему документооборота;
   • компания серьезно сэкономит на скорости прохождения операций;
   • горизонтальные связи между подразделениями станут намного эффективнее;
   • минимизируется потребность в командировках при территориально-распределенной структуре компании.
3. Повышение качества управленческих решений:
   • в рабочих группах можно будет обсуждать и корректировать совместные планы;
   • результаты работы сотрудников и подразделений обретут прозрачность;
   • решения типовых бизнес-задач сотрудники смогут находить в корпоративной базе знаний.
4. Повышение эффективности сотрудников:
   • персонал будет в курсе того, что происходит в компании и подразделениях;
   • опыт работы станет накапливаться в корпоративной базе знаний;
   • знания будут использоваться многократно и передаваться внутри компании;
   • рабочие группы смогут работать сообща над проектами и документами;
   • кадры будут постоянно обучаться и проходить профпереподготовку.
5. Обеспечение контроля и управляемости:
   • процесс работы всех подразделений компании станет прозрачным;
   • внутренняя переписка сотрудников будет под контролем;
   • доступ к Интернету можно ограничить;
   • внутренняя система сообщений на портале заменит собой ICQ и другие интернет-пейджеры;
   • занятость и отсутствие сотрудников можно будет контролировать;
   • обратная связь с персоналом станет быстрее и эффективнее.
6. Эффективность бизнеса:
   • повысится качество работы и обслуживания клиентов компании;
   • вырастет конкурентоспособность компании на рынке;
   • имидж компании поднимется в глазах сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов.

В качестве союзников внедрения корпоративного портала в компании мы привлекли разработчиков приобретаемого продукта, а также их методики расчета эффективности.

Наши коллеги рассуждали так: корпоративный портал — это решение для экономии ресурсов, для повышения производительности работы сотрудников. В чем можно измерить экономию? В деньгах, естественно. Деньги сэкономленные есть деньги заработанные. Если говорить о работе сотрудников, то деньги — это их время. Когда люди меньше времени тратят на поиск информации, нужной для работы, а больше на саму работу, компания выигрывает. Когда каждый сотрудник за счет использования возможностей портала экономит хотя бы 5 минут времени в день… Считайте сами, сколько стоит 5 минут рабочего времени в зависимости от ФОТ.

Сравните, в какую сумму обойдется внедрение корпоративного портала с эффектом от экономии всего 5 минут рабочего времени всех сотрудников в год и вы сможете посчитать рентабельность от внедрения этого решения. Это, конечно, казуистика, но с руководством и экономистами нужно говорить языком фактов и цифр.

На стыке профессий

Насколько нужно кадровикам — инициаторам внедрения портала разбираться в технических вопросах? Отвечу так: необходимо, хотя бы поверхностно. Это поможет обойти возможные препятствия как со стороны собственных IT-служб, так и со стороны провайдеров. Надо же нам как-то противостоять их «шаманству». Представьте: приходит специалист, «бьет в бубен», произносит на непонятном для кадровика языке словосочетания, больше напоминающие заклинания, и требует за это приличных денег по принципу — «непонятно — значит, умно, а поэтому дорого».

Нет, дорогие мои, все гениальное — просто. Уважающие себя провайдеры предельно прозрачны. Больше того, грамотные разработчики стараются максимально упростить задачу для будущих пользователей, а особо профессиональные компании даже создают виртуальную лабораторию, которая позволяет «пощупать» их продукт. Но ведь нам надо понимать, что «пощупать», правда?

Еще один важный момент — система обновлений. Если вы приобретаете продукт и вам говорят, что сразу после интеграции все исправления и обновления будут платными, то от такого продукта лучше отказаться. Это заведомо повлечет за собой дополнительные траты и недовольство руководства. Надежный провайдер бесплатно предоставляет обновления в течение определенного периода — как правило, одного года.

* * * Что касается кадровика, то на период внедрения корпоративного портала ему лучше забыть о спокойной жизни (если она у него была). Процесс этот требует терпения, интереса к инновациям, креатива и готовности работать сверхурочно. Кстати, взамен можно приобрести новые полезные навыки и оживить интерес к работе.

Теперь поговорим о «начинке» корпоративной сети.

Хорошо тем компаниям, численность персонала которых невелика. Перешел из кабинета в кабинет, собрал всех на корпоративной вечеринке, пожал руку каждому и решил все вопросы в неформальном общении. А когда число сотрудников перевалило за сотню? Да и ни для кого не секрет, что, помимо исполнения трудовых обязанностей, для людей крайне важно общение — как неформальное, так и деловое. И тут на помощь приходит Интранет.

Разделы и функции корпоративного портала условно можно объединить в следующие блоки:

1. Представление компании:
   • общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре;
   • официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила);
   • календарь событий компании;
   • фото- и видеоотчеты о деятельности компании;
   • лента важных новостей отрасли;
   • внутренние вакансии компании;
   • контакты и реквизиты для быстрого доступа.
2. Представление сотрудников компании:
   • единый справочник сотрудников компании;
   • быстрый поиск информации о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам);
   • настраиваемая карточка сотрудника (фото, контакты, область деятельности);
   • быстрый контакт с сотрудником (веб-чат, e-mail);
   • контроль присутствия сотрудника на портале;
   • информация об отсутствии сотрудников, календарь отсутствия;
   • списки новых сотрудников и кадровых изменений, доска Почета, дни рождения;
   • личный кабинет сотрудника с расширенными возможностями (персональные документы, фото- и видеоматериалы, блог, личный календарь и др.).
3. Управление корпоративной информацией:
   • библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и проводник;
   • работа с документами портала с помощью Microsoft Office;
   • система документооборота материалов портала;
   • контроль версий документов портала;
   • разграничение доступа к документам;
   • управление мультимедиаматериалами (фото, видео).
4. Корпоративный поиск:
   • полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке;
   • поиск по тегам и облако тегов;
   • поддержка русской и английской морфологии;
   • моментальная индексация обновленных и новых документов;
   • учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска;
   • расширенный язык поисковых запросов;
   • федеративный поиск: выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т. п.).
5. Коллективная работа и социальные сети:
   • создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач;
   • использование принципов социальной сети в организации совместной работы;
   • гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников;
   • календарь событий группы и ее участников;
   • организация совещаний группы;
   • обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер);
   • задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения;
   • отчеты о выполнении задач от участников группы;
   • библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через проводник Windows и офисные приложения;
   • фотоматериалы группы.
6. Бизнес-процессы:
   • документооборот контента на портале;
   • настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями), назначение ответственных за обработку сотрудников;
   • автоматизация обслуживания заявок в системе Help Desk, контроль прохождения заявок;
   • организация рабочих (проектных) групп с назначением задач и контролем их выполнения;
   • организация совещаний, рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях;
   • бронирование переговорных комнат (и любых других помещений).
7. Внутрикорпоративные коммуникации:
   • обмен мгновенными сообщениями внутри портала (аналог ICQ);
   • календари событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции;
   • совещания/оповещения;
   • открытые и закрытые тематические форумы;
   • фотогалереи личные и общественные;
   • опросы и анкетирование сотрудников;
   • интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS-ленты на портале;
   • автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса.
8. Обучение и тестирование сотрудников:
   • создание неограниченного числа учебных курсов;
   • вопросы по итогам урока, тест для самопроверки;
   • журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток;
   • автоматическое определение результатов;
   • гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

Естественно, все это и сразу каждому сотруднику не нужно, поэтому наш корпоративный портал содержит функцию гибкой настройки — каждый пользователь может сформировать свой индивидуальный рабочий стол, просто перетаскивая или скрывая информационные блоки.

Если компания имеет вертикальноинтегрированную структуру, то на портале можно создать разделы для выше­стоящей и организационно-подчиненной структуры и разграничить доступ каждой из структур к разделам портала. Можно расположить систему формирования отчетности на портале, фиксировать сроки и качество подготовки отчетов. Кадровику, подавшему такую идею, цены не будет.

Для нормального функционирования портала необходимо принять меры по обеспечению безопасности и защиты каналов доступа к этому информационному ресурсу. Если кадровики этого не предусмотрят, то будут иметь противодействие со стороны службы безопасности, а если таковой нет, то просто рискуют нанести вред своей компании. Поэтому в случае привлечения внешних провайдеров к реализации этого проекта, для получения дистанционной технической поддержки, одновременно с подписанием договора следует подписать соглашение или обязательство о неразглашении персональных данных и сведений, размещаемых на вашем портале.

После одобрения этого проекта, выделения средств и приобретения всех необходимых составляющих, мы установили этот ресурс на сервер, а дальнейшую работу разбили на несколько этапов.

На первом этапе готовая структура, предложенная разработчиком, была нами модернизирована посредством заложенного в систему конструктора и наполнена контентом. После этого в систему портала были интегрированы пользователи головной организации.

На следующем этапе корпоративный портал работал в тестовом режиме. В процессе опытной эксплуатации функции портала адаптировались исходя из потребностей структурных подразделений компании в оптимизации бизнес-процессов. С участием ИТ-специалиста портал дополнялся новыми возможностями и решениями.

Третий этап — подключение удаленных пользователей из филиалов. Таким образом мы хотели постепенно формировать у всех сотрудников целостное восприятие протекающих бизнес-процессов и повысить у каждого работника ощущение сопричастности к задачам, реализуемым компанией.

Фактически сейчас создается виртуальный офис компании, куда сотрудники могут попадать из любой точки и в любое время.

Постоянно опаздываете? Мы вам покажем!..

Если кто-то считает, что достаточно заполучить оборудование, развернуть на нем систему страниц, функций и сервисов и все завертится, закрутится, все станут счастливыми обладателями инструмента от кадровой службы, то он ошибается.

Помимо разных технических проблем, возможны сложности, связанные с изменением внутренней корпоративной культуры. Как и любое новшество, портал требует адаптации восприятия сотрудников к использованию его возможностей в работе. Работать «как раньше» всем привычнее, и потребуется время, чтобы все больше работников понимали преимущества внедряемой системы.

Поскольку процесс изменения корпоративной культуры — штука довольно длительная, то и сейчас мы стараемся использовать все формы и методы «встраивания» портала в жизнь компании. Методов «из-под палки» мы избегаем, а дополняем этот ресурс удобными сервисами и постепенно интегрируем использование портала в нормы и правила. Например, не так давно мы разослали с портала всем сотрудникам сообщение: «Постоянно опаздываете? Мы вам покажем!..». Отчеты зафиксировали всплеск посещений. Сотрудники ринулись смотреть — неужели за опоздания на работу вводятся карательные меры? По ссылке они обнаружили новость о том, что на корпоративном портале добавился новый сервис — маршруты городского транспорта, который покажет им, как добраться из точки А в точку Б быстрее.

Мы пришли к мысли (как бы она нам ни претила), что работники с большей охотой пойдут на корпоративный портал изучать меню в столовой, чем «презентацию стратегических задач, экстраполированных на фоне конвергенции экономических базисов, и кластерно-фокусный анализ экзистенциальных символов современной экономики», например. Сотрудники — это люди, а людям хочется признания. Поэтому мы организовали возможность рассказать желающим о своих увлечениях, дали возможность всем и каждому высказать «свое авторитетное мнение» по ряду вопросов, разместили доску Почета с фотографиями.

Постепенно наряду со всеми этими внешними атрибутами портал наполняется составляющими, куда более важными для развития бизнеса. Вот уже и наши партнеры заинтересовались этим решением — привлекают нас для обмена опытом с целью внедрения такого же инструмента.

Виктор Доронов, «Кадровик.ру»